Der Apostelbrief

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Heike Körber im Gespräch –
eine Perle in unserem Pfarramtsbüro

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Wie beginnt Ihr Tag im Büro der Apostelkirche, liebe Frau Körber?

Sobald ich im Büro bin, schalte ich den Computer an und während die Programme hochfahren, hole ich mir meine Terminmappen und nehme die Aufgaben für den jeweiligen Arbeitstag heraus. Dann höre ich den Anrufbeantworter ab und leere anschließend den Briefkasten vor der Kirche. Ich sortiere die eingegangene Post und die Tagesaufgaben aus meiner Terminmappe nach Dringlichkeit und Aufgabengebiet und plane die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben. Dann geht es los mit der Beantwortung dringender Anfragen und Weitergabe wichtiger Informationen per Mail oder telefonisch. Sobald alle eiligen Angelegenheiten erledigt sind, kümmere ich mich um die weiteren Verwaltungsaufgaben.

Sie sind eine äußerst zuverlässige und gewissenhafte Pfarramtssekretärin. Wie schaffen Sie es im alltäglichen Betrieb die Übersicht zu bewahren?

Ich habe aufgrund jahrelanger Erfahrung mit Geschäftsprozessen und Optimierung von Vorgängen während meiner Arbeit als Bankkauffrau gelernt Strukturen in meine Arbeitsabläufe zu bringen. Gleichzeitig wende ich Methoden aus dem Zeitmanagement an, die mir bei der Selbstorganisation im Büro helfen. Hierzu nutze ich Hilfsmittel wie Terminmappen, Kalender und systematisch angelegte Ordner.

Für welche Aufgabenbereiche müssen Sie besonders viel Zeit investieren?

Da gibt es einige. Die Sichtung der Post, vor allem der zahlreichen E-Mails ist zeitintensiv. Ebenso die Zusammenstellung all unserer kirchlichen Termine für das Gerbrunner Gemeindeblatt und den Apostelbrief. Die Gabenkasse, also die Verbuchung aller Geldeingänge wie Kollekten und Spenden und deren Abrechnung mit der Gesamtkirchenverwaltung, sowie die Erstellung von Spendenbescheinigungen gehört auch zu den zeitaufwendigen Arbeiten. Genauso wie die Verwaltung unserer Haushaltskasse, in der alle Ausgaben (z.B. für Kerzen, Blumenschmuck) und Rechnungen verbucht werden. Mit der Suche nach Gottesdienstvertretungen und Organisten bin ich auch lange beschäftigt. Ein weiterer Bereich ist die Führung der mittlerweile digitalen Kirchenbücher, also die Eintragung der kirchlichen Amtshandlungen wie beispielsweise einer Taufe oder einer Beerdigung in das Kirchenbuch.

Was gefällt Ihnen an Ihrem Berufsbild am besten?

Die Arbeit im Pfarramt ist eine Kombination aus unwahrscheinlich abwechslungsreichen Verwaltungstätigkeiten und dem persönlichen Umgang mit Menschen. Es ist spannend, all die Menschen kennenzulernen, die mit ihren unterschiedlichen Lebenssituationen Kontakt im Pfarrbüro suchen.

Welche wichtigen Eigenschaften sollte eine Pfarramtssekretärin haben?

Da eine Pfarrsekretärin oft die erste Ansprechpartnerin ist, wenn Menschen in eine schwierige Lebenssituation kommen und den Kontakt im Pfarrbüro suchen,sind Freundlichkeit, Einfühlungsvermögen, Taktgefühl und vor allem Diskretion wichtig. Man muss Zuhören können. Zuverlässigkeit, Flexibilität, gute Computerkenntnisse und eine große Portion Organisationstalent, sowie Interesse am Leben der Gemeinde sollte man ebenfalls mitbringen.

Was macht Ihnen bei Ihrer Arbeit in unserer Gemeinde besonders Spaß?

Ich lerne gerne Menschen kennen und bei meiner Arbeit hier und auch im Pfarrbüro in Rottendorf habe ich Kontakt mit den unterschiedlichsten Menschen. Es bleibt bei meiner Arbeit nicht nur dabei, dass ich die gewünschte Auskunft erteile oder eine Bescheinigung erstelle. Ein Gespräch wird auch mal persönlicher. Zu vielen Gemeindegliedern hat sich dadurch eine Beziehung aufgebaut und das ist für mich gelebte Gemeinschaft. Besonders gefällt mir auch, dass sich meine Berufstätigkeit gut mit meiner familiären Situation – ich habe zwei jugendliche Söhne – verknüpfen lässt und ich noch genügend Freiräume für mein Trompetenspiel und ausgiebige Spaziergänge mit meinem Hund habe.

Welche Bereiche in unserer Kirchengemeinde funktionieren besonders gut?

Der Kindergottesdienst wird gerne und gut besucht, der Kirchenkaffee wird sehr gut angenommen und die Zusammenarbeit mit der katholischen Gemeinde St. Nikolaus funktioniert wunderbar. Nicht zu vergessen ist, wie zuverlässig unsere ehrenamtlichen Gemeindehilfen den Monatsgruß und den Apostelbrief austragen. Ich möchte mich an dieser Stelle ganz herzlich bei all unseren ehrenamtlichen Gemeindemitgliedern für Ihren Dienst bedanken, egal in welchen Bereich Sie Ihre Zeit und Kraft, ihr Wissen und ihre Ideen einbringen.

In welchen Bereichen unserer Kirchengemeinde sehen Sie Optimierungsbedarf?

Wie in vielen anderen Kirchengemeinden wäre es schön, wenn wir mehr Jugendliche begeistern könnten. Durch den Wechsel der Religionspädagogen beobachte ich immer wieder Brüche im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit bei uns.

Welche Unterstützung wünschen Sie sich von ehrenamtlicher Seite für Ihre Arbeit?

Es erleichtert meine Arbeit ungemein, wenn Termine mit mir abgesprochen werden und ich rechtzeitig Informationen zu geplanten Veranstaltungen erhalte. Wenn ich einen Wunsch frei hätte, würde ich mir wünschen, dass sich einige Ehrenamtliche finden, die mit mir zusammen ein Blumenschmuckteam gründen und sich wöchentlich abwechselnd um den Altarschmuck kümmern.

Wie hilft Ihnen die Landeskirche in Bayern bei Ihrer Arbeit?

Die Landeskirche bietet ein umfassendes Fortbildungsprogramm auch für unsere Berufsgruppe an, in dessen Rahmen ich mich zur Pfarramtssekretärin in zwei Grundkursen in Rummelsberg und Pullach qualifizieren konnte. Hier konnte ich auch Kontakte nach ganz Bayern knüpfen, die ich auch heute noch in sozialen digitalen Medien pflege, insbesondere wenn fachspezifische „Probleme“ zu lösen sind. Interessant ist zum Beispiel auch der evangelische Kalender der Landeskirche. So kann über den Link „https://www.evangelische-termine.de“ z.B. nach evangelischen Veranstaltungen im Raum Würzburg gesucht werden.

Liebe Frau Körber, ich bedanke mich bei Ihnen für die Bereitschaft zu diesem Interview und vor allem für Ihren unermüdlichen Einsatz für unsere Kirchengemeinde.

-HS-